Aplikasi Buku Agenda Surat Keluar dan Surat Masuk

Aplikasi Buku Agenda Surat Keluar dan Surat Masuk

Aplikasi Excel ini dirancang khusus bagi Anda petugas administrasi pembukuan agenda surat keluar maupun surat masuk. Penatausahaan surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan Aplikasi Buku Agenda Surat Keluar dan Surat Masuk yang excelmaniacs.id buat ini berfungsi untuk mencatat surat masuk ke dalam buku agenda (buku harian). Aplikasi ini bisa disebut sebagai Aplikasi Buku Agenda Masuk (Daily Mail Record). Petugas yang mengagendakan surat biasa dinamakan sebagai agendaris (mail clerk).

Update:

Aplikasi Excel Agenda dan Arsip Surat versi 2

Aplikasi Excel Agenda dan Arsip Surat Kepolisian

Aplikasi Excel Manajemen Arsip

Fungsi dan kelebihan dari aplikasi ini antara lain:

1. Sebagai alat bukti keluar masuknya surat.
2. Mengetahui jumlah surat masuk maupun keluar dalam kurun waktu tertentu.
3. Mengetahui penomoran surat keluar maupun surat masuk.
4. Membantu dalam melakukan pencarian surat.
5. Sebagai bahan laporan kinerja kepada pimpinan.
6. Menyediakan fitur tanda terima surat antar petugas.

Silahkan unduh: Aplikasi Buku Agenda Surat Keluar dan Surat Masuk aplikasinya kemudian excelmaniacs.id akan jelaskan cara menggunakan Aplikasi Buku Agenda Surat Keluar dan Surat Masuk semoga bermanfaat bagi Anda yang bertugas sebagai pengadministrasi pencatatan surat masuk maupun surat keluar.

Jika Anda seorang bendahara silahkan baca: Aplikasi Buku Kas Umum (BKU) versi 2.

Tak perlu repot untuk membuat Surat Undangan Dinas baca di SINI.
atau butuh aplikasi Surat Perintah Perjalanan Dinas? baca: Aplikasi SPPD.

Langkah Pertama: Mengaktifkan Fitur Macro Excel

Jangan lupa baca panduan Cara Mengaktifkan Macro Excel apabila fitur Macro Excel pada PC Anda belum diaktifkan agar aplikasinya dapat berfungsi dengan baik. jika sudah macro excel pada PC Anda sudah aktif, silahkan lewati langkah ini.
Video Cara Mengaktifkan Macro Excel:

Selanjutnya buka file Aplikasi Buku Agenda Surat Keluar dan Surat Masuk yang sudah Anda unduh tadi, kemudian Jika ketika file aplikasi untuk pertama kalinya Anda buka, akan muncul pesan peringatan Protected View, silahkan klik Enable Editing.

tampilan di PC Anda akan seperti gambar di bawah ini:

Mode Protected View

Langkah Kedua: Cara Menggunakan Aplikasi

Sebelum Anda dapat menggunakan aplikasi ini excelmaniacs.id akan jelaskan terlebih dahulu tombol-tombol berserta fungsi-fungsi yang terdapat dalam menu utama aplikasi, tombol-tombol tersebut antara lain:

• Tombol Navigasi, terdiri dari 7 (tujuh) tombol navigasi dengan fungsi sebagai tombol untuk mengarahkan Anda ke:

1. menu pengisian Identitas;
2. menu Cover buku agenda;
3. menu proses Laporan Surat Masuk;
4. menu proses Laporan Surat Keluar; dan
5. menu cetak Tanda Terima surat masuk maupun surat keluar.

• Tombol SAVE, berfungsi menyimpan perubahan data yang sudah terekam oleh aplikasi.
• Tombol Pilihan/Option Button, berfungsi untuk memilih cover yang akan dicetak yaitu pilihan cetak buku agenda surat masuk atau cetak buku agenda surat keluar.
• Tombol +DATA (berwarna hijau), berfungsi untuk menampilkan form input penambahan data nomor surat masuk.
• Tombol EDIT (berwarna hijau), berfungsi untuk menampilkan form mengedit data nomor surat masuk yang sudah tersimpan.
• Tombol +DATA (berwarna merah), berfungsi untuk menampilkan form input penambahan data nomor surat keluar.
• Tombol EDIT (berwarna merah), berfungsi untuk menampilkan form mengedit data nomor surat keluar yang sudah tersimpan.
• Tombol CETAK, berfungsi untuk mencetak cover yang akan dicetak baik buku agenda surat masuk ataupun cetak buku agenda surat keluar.

1. Menginput data Identitas

Pada menu utama aplikasi terdapat silahkan klik tombol IDENTITAS, kemudian akan tampil menu seperti gambar di bawah ini:

Form Input IDENTITAS

Menu IDENTITAS terdiri dari pengisian kolom kolom Identitas Instansi, Identitas Petugas, dan Identitas Atasan atau Pejabat penandatangan pembukuan agenda surat keluar dan surat masuk.

2. Menambah atau menginput data Agenda Nomor Surat Masuk

Adapun cara menambah data agenda nomor surat masuk adalah dengan mengklik tombol +DATA berwarna hijau yang terdapat pada menu utama aplikasi, setelah tombol tersebut Anda klik maka akan tampil form input penambahan data agenda nomor surat masuk dengan tampilan pada monitor PC Anda seperti gambar di bawah.

Form Input Surat Masuk

Fungsi kolom-kolom isian pada form input surat masuk antara lain:

• Nomor Data, adalah nomor data yang sudah terekam secara otomatis terbaca oleh aplikasi.
• Tanggal Penerimaan, kolom ini diisi sesuai dengan tanggal, bulan, dan tahun surat tersebut diterima oleh petugas administrasi.
• Asal Surat, kolom ini diisi sesuai dengan nama individu atau instansi surat tersebut berasal.
• Nomor dan Kode Surat, diisi sesuai nomor dan kode surat tersebut berasal.
• Tanggal Surat, kolom tanggal surat diisi sesuai dengan tanggal, bulan, dan tahun surat tersebut dibuat.
• Prihal, kolom ini diisi sesuai hal yang dicantumkan dalam surat tersebut.
• Ditujukan Kepada, kolom ini diisi sesuai dengan ditujukan kepada siapa atau unit kerja apa surat tersebut.
• Keterangan, kolom ini diisi apabila ada keterangan yang perlu ditambahkan dalam data surat tersebut.
• Kolom Tanda Terima, kolom ini diisi apabila dibutuhkan sebuah dokumen tanda terima surat masuk antar petugas penerima dan pengirim surat.

Fungsi tombol-tombol pada form input surat masuk antara lain:

• Save, berfungsi untuk menyimpan data yang sudah Anda input
• Clear, berfungsi hanya untuk menghapus atau membersihkan kolom isian yang sudah Anda ketik sebelumnnya sehingga kolom isian akan pada posisi siap diinput.
• Close, berfungsi sebagai tombol untuk menutup form input data dan kembali ke menu utama.

3. MengEdit data Agenda Surat Masuk

Menu edit yang dibuat oleh excelmaniacs.id ini berfungsi untuk apabila dalam penginputan data agenda surat masuk terdapat kesalahan pengetikan data.

Kemudian jika Anda akan mengedit data agenda surat masuk dapat dilakukan dengan menekan tombol EDIT berwarna hijau, kemudian akan tampil form edit data surat masuk sebagai berikut:

Menu Edit Data Surat Masuk

Gambar di atas adalah tampilan form edit ketika nomor data yang akan diedit belum Anda pilih, namun apabila nomor data sudah dipilih maka form edit akan tampil seperti gambar di bawah:

Menu Edit Data Surat Masuk

Dalam form edit data agenda surat masuk ini terdapat dua tombol yakni tombol SIMPAN berfungsi menyimpan data yang telah diedit dan tombol TUTUP memiliki fungsi menutup form edit data dan kembali ke menu utama aplikasi.

4. Menambah atau menginput  dan mengEDIT data Agenda Surat Keluar

Cara dan langkah- langkah dalam menambah dan mengedit data agenda nomor surat keluar ini pada dasarnya adalah sama dengan cara menambah data agenda nomor surat masuk seperti yang sudah excelmaniacs.id jelaskan di atas.

5. Mencetak Cover Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar

Mencetak cover atau halaman muka agenda surat masuk maupun agenda surat keluar dibutuhkan apabila Anda ingin membuat laporan pembukuan yang akan dijadikan sebagai bahan laporan kinerja Anda kepada pimpinan pada unit kerja Anda.

Cara mencetak cover sengaja excelmaniacs.id buat sesimpel mungkin agar prosesnya menjadi lebih mudah. Berikut tampilan pada menu aplikasi apabila Anda hendak mencetak cover buku agenda surat masuk.

Menu Cetak Cover Agenda Surat Masuk

Dalam menu cetak cover terdapat tombol pilihan yang berfungsi untuk memilih cover agenda surat masuk atau surat keluar yang akan Anda cetak. Jika Anda klik pada tulisan berwarna hijau "SURAT MASUK" maka otomatis warna latar pada tombol CETAK dan warna latar pada tulisan "Cover Surat Masuk" akan berubah menjadi warna hijau.

Begitu pula sebaliknya jika Anda pilih pada tulisan "SURAT KELUAR" maka warna latar pada tombol CETAK dan warna latar pada tulisan "Cover Surat Keluar" akan berubah menjadi warna Merah.

Di bawah adalah gambar tampilan aplikasi jika cover surat keluar yang akan Anda cetak.

Menu Cetak Cover Agenda Surat Keluar

6. Mencetak Tanda Terima Surat Masuk dan Surat Keluar

Fitur mencetak tanda terima yang terdapat dalam aplikasi ini sangat berguna sebagai bukti bahwa surat telah Anda terima ataupun yang telah Anda serahkan telah diterima oleh petugas penerima atau pengirim surat. Sehingga apabila terjadi hal yang tidak Anda inginkan, bukti tanda terima inilah sebagai dasar bahwa tugas Anda telah dijalankan dengan sebaik-baiknya.

Mencetak tanda terima terdapat pada halaman menu utama aplikasi sehingga memudahkan Anda agar tidak melewati prosedur melakukan berita acara serah terima surat masuk maupun surat keluar.

Adapun caranya adalah sebagai berikut:

Pertama, pilih nomor data pada kolom dropdown di sebelah kanan No. Data, seperti pada gambar berikut:

Menu Cetak Tanda Terima Surat Masuk

Kedua, silahkan lihat pada kolom di bawahnya yakni pada kolom Hal, Nama, dan NIP. Jika data pada kolom Nama, dan NIP tidak tertera, maka silahkan klik tombol Edit (berwarna hijau untuk surat masuk dan warna merah untuk surat keluar) agar Anda dapat memasukkan nama petugas penerima surat.

Ketiga, klik tombol CETAK jika kolom Hal, Nama, dan NIP sudah sesuai dengan data yang Anda inginkan.

7. Mencetak Laporan Buku Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar

Format laporan yang tersedia dalam aplikasi ini terdiri dari 3 (tiga) kategori jenis laporan berdasarkan periode, antara lain:

1. Laporan Harian
2. Laporan Bulanan
3. Laporan Tahunan

Adapun cara membuat dan mencetak laporan adalah dengan mengklik tombol navigasi "LAP. MASUK" jika Anda ingin mencetak laporan agenda surat masuk dan klik tombol "LAP. KELUAR" apabila Anda akan membuat dan mencetak laporan agenda surat keluar.

Langkah-langkah dan cara membuat dan mencetak laporan agenda surat masuk maupun agenda surat keluar adalah sama, seperti terlihat pada gambar di bawah ini:

Menu Cetak Laporan Surat Masuk

Pada gambar di atas terdapat kolom isian tanggal, tombol-tombol perintah (Command Botton), dan tombol pilihan (Option Botton) dengan fungsi-fungsi sebagai berikut:

• tombol pilihan (Laporan Harian, Laporan Bulanan, dan Laporan Tahunan), berfungsi sebagai menu pilihan jenis periode laporan yang akan Anda cetak, misal ketika Anda akan mencetak dengan periode laporan harian maka Anda harus mengklik tombol pilihan bertuliskan "Laporan Harian" ditandai dengan warna latar yang berubah pada tulisan tersebut.
• kolom isian tanggal, bulan, dan tahun, kolom ini harus diisi sesuai dengan tanggal, bulan, dan tahun laporan dibuat.
• tombol PROSES, berfungsi memerintahkan excel agar memproses laporan agar baris-baris kolom yang masih kosong atau tidak ada datanya akan disembunyikan dan laporan siap untuk dicetak.
• tombol RESET berfungsi memerintahkan excel untuk mereset laporan sehingga baris-baris input data yang kosong terlihat kembali.
• tombol LIHAT berfungsi untuk melihat dalam mode print preview apakah laporan sudah siap dicetak/diprint sesuai dengan data yang telah Anda input.
• tombol CETAK berfungsi untuk mencetak laporan. tombol cetak yang tersedia dibuat hanya mencetak satu rangkap dokumen saja, namun apabila Anda menghendaki tombol ini mencetak lebih dari satu dokumen maka excelmaniacs.id dapat mensettingnya kemudian.

tips: tekan Ctrl + P pada keyboard Anda untuk menampilkan menu pilihan pencetakan dan silahkan baca juga tips dari excelmaniacs.id tentang: Cara Kerja Cepat Pakai KEYBOARD.

Demikian penjelasan singkat dari ExcelManiacs.id tentang Aplikasi Buku Agenda Surat Keluar dan Surat Masuk, mudah-mudahan bermanfaat untuk mempermudah pekerjaan Anda.

Silahkan unduh aplikasinya untuk mengetahui kemudahan yang diberikan oleh aplikasi ini.

• Unduh: Aplikasi Buku Agenda Surat Keluar dan Surat Masuk

Jangan lupa unduh panduannya atau baca dahulu: Cara Mengaktifkan Macro Excel agar aplikasi dapat digunakan pada PC Anda jika fitur Macro pada MS Office Excel belum diaktifkan.

Jika ada pertanyaan seputar aplikasi, silahkan kirim pertanyaan Anda melalui kolom KOMENTAR di bawah halaman ini.

Update! Aplikasi Excel Manajemen Arsip

Aplikasi Buku Agenda Surat Keluar dan Surat Masuk Unprotect?

Silahkan baca: Aplikasi Excel Gratis dari Excel Maniacs

<<< Terima Kasih >>>

Tweet

Subscribe to receive free email updates: