Aplikasi Excel Surat Undangan Dinas

Aplikasi Excel Surat Undangan Dinas

Microsoft Office Word adalah program andalan bagi kebanyakan pengadministrasi surat yang dalam membuat sebuah surat dinas. Misal membuat surat undangan, pada umumnya seorang staf administrasi tata persuratan melakukan kegiatan "copy paste" dokumen atau isi surat yang lama lalu mengedit dan mengetik ulang satu persatu detail surat baik itu tanggal, perihal, tujuan, dan lain-lain yang semua hal tersebut harus dilakukan dengan penuh konsentrasi dan apabila tidak "fokus" maka dapat dipastikan kesalahan pengetikan adalah hal yang paling sering terjadi.
Hal tersebut tentu sangat berpengaruh pada efektifitas dan efisiensi kerja dan tentu berdampak buruk bagi penilaian kinerja kita. 

Bagi Anda yang memiliki keinginan untuk selalu meningkatkan kinerja, ExcelManiacs.id kali ini akan menyajikan alternatif atau pilihan lain bagi Anda dalam membuat sebuah surat dinas. Lebih spesifik lagi, ExcelManiacs.id akan memperkenalkan sebuah aplikasi berbasis Microsoft Office Excel yang memiliki fungsi sebagai aplikasi pembuat surat undangan dinas.

Tak perlu bagi ExcelManiacs.id membandingkan kelebihan dan kekurangan dalam membuat sebuah surat dinas antara menggunakan Office Word dan Office Excel karena tentu keduanya mempunyai kelebihan dan kekurangan.

Namun, dikarenakan ExcelManiacs.id adalah seorang "maniak excel", tak ada salahnya jika Anda mencoba manfaat lebih dari Office Excel yang mana "hanya" untuk membuat sebuah surat undanganpun menggunakan "Aplikasi Excel".

Efektif dan Efisien

Dua kata di atas bisa dikatakan adalah jati diri aplikasi ini, mengapa demikian?

Untuk mengetahui jawabannya, silahkan download aplikasinya di Aplikasi Excel Surat Undangan Dinas, lalu unduh panduan mengaktifkan fitur Macro Excelnya di SINI dan Andapun bisa baca: Cara Mengaktifkan Macro Excel.
Berikut video cara mengaktifkan macro excel:

Kemudian ExcelManiacs.id akan pandu Anda bagaimana cara menggunakan Aplikasi Excel Surat Undangan Dinas ini sehingga dua kata di atas benar-benar dapat Anda buktikan:).

Cara Menggunakan Aplikasi Excel Surat Undangan Dinas

Halaman Utama Aplikasi

Gambar di atas adalah tampilan menu utama aplikasi yang mana terdapat beberapa tombol yang berfungsi sebagai tombol-tombol perintah dalam menggunakan aplikasi. Adapun langkah-langkah dalam menggunakan ini adalah sebagai berikut:

1. INPUT DATA IDENTITAS DAN REFERENSI

Adapun data yang harus diinput ke dalam aplikasi ini adalah dengan terlebih dahulu memasukkan data-data Identitas dan Referensi. Cara mengisi data Identitas dan Referensi tersebut dapat Anda akses melalui tombol-tombol  navigasi seperti pada gambar di bawah:

Tombol-tombol navigassi aplikasi

• Menginput IDENTITAS

Silahkan klik tombol IDENTITAS kemudian aplikasi akan mengarahkan Anda ke menu pengisian identitas instansi seperti terlihat pada gambar berikut kemudian isilah kolom-kolom tersebut sesuai dengan kebutuhan pada instansi Anda:

Menu Input Data Instansi

Catatan: Dalam menu input identitas terdapat kolom isian Alamat (untuk kop surat) dimana kolom isian tersebut harus Anda isi sesuai dengan gambar Preview Kop Surat yang terletak di bawah menu input, ExcelManiacs.id menggunakan program Microsoft Office Excel versi 2016 sehingga gambar tersebut berfungsi sebagai pratinjau kop surat yang terdapat dalam aplikasi surat undangan.

• Menginput REFERENSI

Menu input REFERENSI mempunyai fungsi sebagai data rujuk aplikasi yang memudahkan Anda ketika melakukan input data surat undangan. Klik tombol REFERENSI maka aplikasi akan mengarahkan Anda ke menu input seperti pada gambar di bawah ini:

Menu Input Data Referensi

2. INPUT DATA SURAT UNDANGAN DINAS

Setelah data Identitas dan Referensi selesai Anda isi, langkah selanjutnya adalah menginput data surat. Dalam halaman utama aplikasi atau tab navigasi UNDANGAN Silahkan klik tombol bertulis + DATA kemudian akan tampil form input data surat undangan sebagaimana terlampir dalam gambar di bawah ini:

Form Input Surat Undangan

Seperti terlihat pada gambar di atas, terdapat tiga menu tab yang terdiri dari dari:

• tab Pembuka

Tab Pembuka berisi kolom-kolom isian pembuka surat seperti: Nomor dan Kode Surat, Tanggal Surat, Perihal, dan pilihan Tujuan Surat (Mengundang).  Pilihan dalam kolom "Mengundang" terdiri dari dua pilihan yaitu ke satu tujuan undangan (Jabatan/Unit Kerja) atau ke lebih dari satu tujuan undangan.

• tab Isi Surat

Dalam menu ini, kolom-kolom isian yang harus Anda input terdiri atas: Kata Pembuka, Tanggal Undangan (kegiatan), Waktu, Tempat, dan Acara pelaksanaan. Tak boleh ditinggalkan juga adalah kolom isian Kata Penutup, Penandatangan Surat Undangan (Pejabat Pengundang), dan Tembusan Surat.

• tab Daftar Hadir

Fitur tambahan yang membuat aplikasi ini sangat efisien adalah adanya fitur membuat DAFTAR HADIR. Daftar hadir sangat dibutuhkan apabila surat undangan yang kita buat adalah surat undangan rapat atau kegiatan yang membutuhkan bukti sebuah absensi kehadiran.

Hanya dengan mengisi beberapa kolom dalam tab Daftar Hadir ini, maka daftar hadir siap Anda cetak tanpa repot-repot dengan membuat dokumen Word atau Excel yang baru.

Kemudian klik tombol SAVE untuk menyimpan data isian surat undangan, klik tombol CLEAR untuk menambah surat baru dan klik tombol CLOSE untuk menutup form input dan kembali ke menu utama aplikasi.

3. MengEDIT DATA SURAT UNDANGAN DINAS

Sebuah aplikasi, sesempurna apapun itu, ditambah lagi manusia sebagai pengoperasinya tentu kesalahan adalah hal yang mustahil dihindari. Apabila hal tersebut terjadi, aplikasi ini menyediakan tempat bagi Anda untuk memperbaiki kesalahan yaitu hanya dengan cara mengklik tombol EDIT, maka form edit data surat akan tampil kemudian pilihlah nomor data surat yang akan diperbaiki lalu form akan terlihat persis seperti Anda pertama kali menginput data surat undangan. Perbedaannya dalam kolom-kolom isian pada form edit ini sudah terisi dan Anda hanya tinggal mengganti kolom-kolom mana saja yang perlu diperbaiki.

4. MENCETAK SURAT UNDANGAN

Adapun cara mencetak surat undangan dinas adalah sebagai berikut:

       1. Pilih Nomor Data Surat Undangan

Aplikasi Excel Surat Undangan Dinas ini dapat menampung puluhan bahkan ribuan data surat, maka terlebih dahulu kita harus memilih nomor surat mana yang akan Anda cetak dengan cara mengetik atau memilih pada "combo box" seperti pada gambar di bawah ini:

Combo Box Pilih Nomor Data Surat

       2. Klik tombol PROSES

Tombol PROSES, berfungsi memerintahkan aplikasi memproses surat undangan ke posisi siap untuk dicetak.

Tombol-tombol Menu Cetak Surat Undangan

Setelah tombol PROSES Anda klik, maka aplikasi akan menampilkan informasi berupa teks bertuliskan seperti pada gambar di bawah ini:

Informasi Proses Data Sukses 

       3. Klik tombol PRINT

Setelah tombol OK pada gambar informasi di atas Anda klik kemudian silahkan klik tombol PRINT yang tentunya aplikasi akan mencetak surat undangan sesuai dengan nomor data yang telah Anda pilih sebelumnya.
Sedangkan tombol Reset mempunyai fungsi sebagai tombol untuk mengembalikan konsep surat undangan seperti semula dan apabila tombol ini Anda klik maka dapat terlihat informasi sebagaimana tergambar di bawah ini:

Informasi Teks

5. MENCETAK DAFTAR HADIR

Mencetak daftar hadir dapat Anda lakukan dengan cara mengklik tombol navigasi DAFTAR HADIR yang mengarahkan Anda ke halaman daftar hadir, kemudian langsung saja klik tombol PRINT tanpa perlu menekan tombol lainnya karena daftar hadir otomatis terproses ketika Anda melakukan proses mencetak surat undangan sebelumnya.
Berikut tampilan aplikasi dalam menu cetak daftar hadir:

Menu Cetak Daftar Hadir

6. MENGANTI LOGO

Logo pada Kop Surat dalam Aplikasi Excel Surat Undangan Dinas ini tentu harus diganti sesuai dengan unit kerja atau instansi di mana Anda bertugas. ExcelManiacs.id sediakan cara bagaimana mengganti logo pada kop surat undangan dinas dengan cara mengklik tombol Ganti Logo lalu akan tampil teks "Klik kanan pada gambar lalu pilih 'Change Picture'…!" lalu ikuti langkahnya seperti pada gambar di bawah ini:

Cara Mengganti Logo

Demikian penjelasan singkat dari ExcelManiacs.id tentang Aplikasi Excel Surat Undangan Dinas, mudah-mudahan bermanfaat bagi Anda yang selalu berusaha meningkatkan kinerja dan profesionalitas.

Silahkan unduh aplikasinya pada link di bawah ini untuk mengetahui seberapa efektif dan efisiennya Aplikasi Excel Surat Undangan Dinas ini.

• Unduh: Aplikasi Excel Surat Undangan Dinas

Jangan lupa unduh panduan mengaktifkan macro excelnya di SINI agar aplikasi dapat digunakan pada PC Anda jika fitur Macro pada MS Office Excel belum diaktifkan.
Atau Andapun bisa lihat cara mengaktifkan macro excelnya di Cara Mengaktifkan Macro Excel.

Pertanyaan seputar aplikasi, silahkan kirim pertanyaan Anda melalui kolom KOMENTAR di bawah halaman ini.

Jika Anda membutuhkan Aplikasi Excel Surat Undangan Dinas dalam Format berbeda, silahkan klik di SINI.

Read More

Aplikasi Excel Laporan Kinerja Harian

Aplikasi Excel Pembuat Laporan Kinerja Pegawai Negeri Sipil

Bagi Anda Pegawai Negeri Sipil yang membutuhkan laporan kinerja harian maupun laporan kinerja bulanan sebagai bukti kinerja kepada atasan langsung yang dijadikan sebagai salah satu pertanggungjawaban atas pencairan tunjangan kinerja seorang PNS.

Aplikasi laporan kinerja ini ExcelManiacs.id buat berdasarkan permintaan seorang rekan yang berasal dari Kementerian Agama yang membutuhkan sebuah aplikasi sederhana tentu sebuah aplikasi berbasis microsoft office excel yang dapat memudahkannya membuat sebuah laporan kinerja baik laporan kinerja harian maupun laporan kinerja bulannya. (untuk ybs. jika berkenan disebutkan nama dan unit kerjanya, silahkan konfirmasi persetujuan Anda pada kolom komentar).

silahkan baca: Aplikasi Excel Manajemen Arsip
atau silahkan kunjungi: Aplikasi Excel Formulir SKP Versi 2

Apa saja kelebihan yang diberikan aplikasi ini?

• Efektif > Cukup sekali input kegiatan maka dapat menghasilkan laporan kinerja dalam bentuk format laporan kinerja harian dan laporan kinerja bulanan.
• Efisien > Dalam satu file excel, seluruh data laporan kegiatan terekam hari perhari, perbulan, hingga pertahun.
• Mudah > Dengan tampilan user interface yang sederhana sehingga memudahkan Anda menggunakan aplikasi ini.

Update: Aplikasi Excel Laporan Kinerja Harian Versi 2

Selanjutnya, ExcelManiacs.id akan jelaskan bagaimana cara menggunakan aplikasi ini sehingga mudah-mudahan dapat meningkatkan produktivitas kerja Anda yang berdampak pada prestasi kinerja yang dapat dibanggakan oleh pimpinan dan unit kerja Anda...:)

Silahkan unduh Aplikasi Excel Laporan Kinerja Harian kemudian ExcelManiacs.id akan jelaskan cara menggunakan aplikasi Aplikasi Excel Laporan Kinerja Harian ini.

Mengaktifkan Fitur Macro Excel

Jangan lupa untuk mengunduh panduannya di SINI apabila fitur Macro Excel pada PC Anda belum diaktifkan agar aplikasinya dapat berfungsi dengan baik. jika sudah diaktifkan, silahkan lewati langkah ini.
atau Anda bisa video singkatnya berikut ini:

Cara Menggunakan Aplikasi Excel Laporan Kinerja Harian

Sebelum Anda dapat menggunakan aplikasi ini excelmaniacs.id akan jelaskan terlebih dahulu fungsi dari tombol-tombol yang terdapat dalam menu utama aplikasi, dibawah ini adalah tampilan menu utama aplikasi atau bisa disebut juga "beranda"

Beranda Aplikasi Laporan Kinerja Harian

Tombol dengan tulisan Beranda, Identitas, Laporan Harian, Laporan Bulanan, dan Cover seperti gambar yang ditandai kotak bergaris warna merah pada gambar di atas adalah tombol-tombol yang berfungsi sebagai tombol navigasi yang mengarahkan Anda ke menu aplikasi lainnya, adapun fungsi tombol-tombol tersebut adalah sebagai berikut:

tombol Beranda, berfungsi untuk mengarahkan Anda ke halaman menu utama aplikasi, dimana dalam menu utama aplikasi/beranda tersebut terdapat tombol-tombol lainnya dan fitur tambahan Grafik Kinerja Bulanan yang secara otomatis menghitung jumlah kegiatan perbulan berdasarkan kinerja Anda sehingga mempermudah untuk memantau sejauh mana progres kinerja Anda bulan demi bulannya.

Grafik Kinerja Bulanan

Di dalam menu utama aplikasi terdapat juga tombol +DATA dan tombol EDIT, fungsi kedua tersebut akan ExcelManiacs.id jelaskan selanjutnya dalam panduan cara menginput data.

Jadi, mari kita lanjutkan dengan tombol navigasi selanjutnya.

• tombol Identitas, tombol ini berfungsi untuk mengarahkan Anda untuk menginput data identitas unit kerja dan data diri Anda yang akan menjadi referensi aplikasi untuk menampilkan identitas dan unit kerja ketika akan mencetak laporan.
• tombol Laporan Harian, berfungsi sebagai tombol untuk menuju halaman menu memproses data laporan harian dan pencetakan laporan harian.
• tombol Laporan Bulanan, berfungsi sebagai tombol untuk menuju halaman menu memproses data laporan bulanan dan pencetakan laporan kinerja bulanan.
• tombol Cover, berfungsi sebagai tombol untuk menuju halaman pencetakan cover atau halaman muka laporan bulanan maupun laoran kinerja harian.

baca juga: Excel To Do List

Setelah memahami fungsi dari tombol-tombol navigasi tersebut, saatnya ExcelManiacs.id lanjutkan cara menggunakan aplikasi, adapun cara menggunakan aplikasi adalah sebagai berikut:

1. MengInput Data Kegiatan

Adapun cara menambah data kegiatan atau kinerja adalah dengan cara mengklik tombol +DATA yang terdapat pada menu utama aplikasi, setelah tombol tersebut Anda klik maka akan tampil form input penambahan data kegiatan atau kinerja dengan tampilan pada monitor PC Anda seperti gambar di bawah.

Form input Data Kinerja

• Kemudian isilah kolom-kolom tersebut sesuai dengan kebutuhan, dalam aplikasi excel laporan kinerja harian ini, form input data ini dibuat sesuai format yang diadaptasi dari Kementerian Agama dimana rekan ExcelManaics.id tersebut bertugas. Kolom-kolom isian tersebut antara lain:
• kolom Nomor, kolom ini akan terisi otomatis yang berfungsi untuk menunjukkan kepada Anda jumlah data kegiatan yang sudah Anda input.
• kolom Tanggal, kolom ini diisi berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun dari kegiatan yang telah Anda kerjakan.
• kolom Kegiatan, kolom ini harus diisi dengan nama atau uraian kegiatan yang akan dijadikan sebagai laporan kinerja Anda.
• kolom Output, kolom ini berisi data yang harus Anda input berdasarkan output atau hasil dari kegiatan yang telah Anda lakukan.
• kolom Volume, adalah kolom untuk mengisi jumlah dari kegiatan yang yang sama sesuai dengan uraian kegiatan yang telah Anda isi pada kolom kegiatan di atas.
• kolom Satuan, diisi dengan satuan dari volume kegiatan atau output dari kegiatan Anda.
• kolom Keterangan, kolom ini dapat Anda isi sesuai dengan kebutuhan apabila ada.
• tombol opsi (Options Botton) Dokumen, tombol pilih ini berfungsi apabila ada dokumen yang dihasilkan dalam bentuk softcopy (bisa berupa hasil scan atau jenis file excel, word, pdf, dll.) yang kemudian telah Anda simpan pada simpan PC Anda ataupun pada server penyimpanan online seperti Google Drive, Cloud Storage, Tusfiles, UserCloud, dll.

Fungsi dari fitur Dokumen ini adalah terletak pada Laporan Kinerja baik itu laporan kinerja harian maupun laporan kinerja bulanan. ketika kita mengakses menu Laporan Harian, terdapat kolom dokumen yang mana melalui kolom ini, Anda dapat mengakses langsung (sebagai jalan pintas/shortcut) untuk membuka dokumen yang dijadikan sebagai bahan tambahan laporan Anda.

Adapun cara menginput data dokumen adalah sebagai berikut:

klik tombol pilih Ada, maka form akan tampil sepeti pada gambar di bawah ini.

Menu Input Dokumen

Selanjutnya silahkan klik tombol dengan gambar kaca pembesar seperti pada gambar di atas, kemudian ikuti langkah selanjutnya persis seperti yang ditunjukkan pada gambar-gambar berikut:

Cara Mengaktifkan Link Dokumen

Kemudian klik teksbox seperti pada gambar dibawah lalu Paste (Ctrl+V)

Cara Mengaktifkan Link Dokumen Kinerja

Setelah langkah-langkah tersebut tak satupun Anda lewatkan, silahkan klik tombol Simpan, maka input data kegiatan atau kinerja telah selesai.

• Klik tombol Tambah, untuk menambah kegiatan lain namun dengan tanggal, bulan, dan tahun yang sama.
• Klik tombol Tutup, untuk menutup form input dan kembali ke beranda.

Video cara menginput data dokumen dapat dilihat di bawah ini:

2. MengEdit Data Kegiatan

Jika dalam proses input data terdapat kesalahan pengetikan ataupun lainnya, ExcelManiacs.id sipakan menu aplikasi untuk mengedit data kegiatan atau kinerja dengan cara mengklik tombol EDIT yang terdapat pada beranda aplikasi.

Silahkan klik tombol EDIT, maka akan tampil form edit data seperti pada gambar berikut:

Menu Edit Data Kegiatan

Setelah Anda tentukan data pada nomor urut berapa yang akan Anda edit, maka akan tampil data-data yang telah Anda input sebelumnya dan kemudian silahkan Anda edit data tersebut sesuai kebutuhan.

3. Mencetak Laporan Kinerja Harian

Adapun cara mencetak laporan baik itu Laporan Kinerja Harian maupun Laporan Kinerja Bulanan, ExcelManiacs.id telah rancang semudah mungkin sehingga cara dan prosesnya hampir sama antara keduanya.

Silahkan klik tombol navigasi Laporan Harian, maka aplikasi akan mengarahkan Anda ke menu Cetak Laporan Kinerja Harian dengan tampilan persis seperti pada gambar di bawah.

Menu Cetak Laporan Kinerja Harian

Pada gambar di atas terdapat kolom isian tanggal, tombol-tombol perintah (Command Botton), dan tombol menu pilihan (Dropdown Botton) dengan fungsi-fungsi sebagai berikut:

• kolom isian Tanggal, Bulan, dan Tahun, kolom ini harus diisi sesuai dengan tanggal, bulan, dan tahun laporan dibuat.
• tombol PROSES, berfungsi memerintahkan excel agar memproses laporan agar baris-baris kolom yang masih kosong atau tidak sesuai dengan tanggal, bulan, dan tahun yang telah kita tentukan akan disembunyikan dan laporan kinerja harian siap untuk dicetak.
• tombol RESET berfungsi memerintahkan excel untuk mereset laporan sehingga baris-baris data yang kosong terlihat kembali.
• tombol LIHAT berfungsi untuk melihat dalam mode print preview apakah laporan kinerja harian Anda sudah siap dicetak/diprint sesuai dengan tanggal, bulan, dan tahun yang telah Anda pilih.
• tombol CETAK berfungsi untuk mencetak laporan kinerja harian Anda. tombol cetak yang tersedia dibuat hanya mencetak satu rangkap dokumen saja, namun apabila Anda menghendaki tombol ini mencetak lebih dari satu rangkap laporan kinerja maka excelmaniacs.id dapat mensettingnya kemudian.

3. Mencetak Cover Laporan Kinerja Harian

Mencetak cover atau halaman muka laporan kinerja harian maupun laporan kinerja bulanan dapat dilakukan dengan mengklik tombol navigasi Cover yang kemudian akan tampil menu cetak cover seperti ditunjukkan pada gambar di bawah ini.

Menu Cetak Cover Laporan Kinerja

• tombol LIHAT berfungsi untuk melihat dalam mode print preview apakah cover sudah siap dicetak/diprint.
• tombol CETAK berfungsi untuk memerintahkan printer Anda untuk mencetak cover laporan kinerja Anda.

Demikian penjelasan singkat dari ExcelManiacs.id tentang Aplikasi xcel Laporan Kinerja Harian, mudah-mudahan bermanfaat untuk mempermudah pekerjaan Anda.

Silahkan unduh aplikasinya pada link di bawah untuk mengetahui betapa mudahnya membuat laporan kinerja harian maupun laporan kinerja bulanan untuk kepentingan pekerjaan Anda.

• Unduh: Aplikasi Excel Laporan Kinerja Harian

Update: Aplikasi Excel Laporan Kinerja Harian Versi 2
Jangan lupa unduh panduan mengaktifkan macro excelnya di SINI agar aplikasi dapat digunakan pada PC Anda jika fitur Macro pada MS Office Excel belum diaktifkan.

Aplikasi Excel Laporan Kinerja Harian yang dapat digunakan sepenuhnya?

Silahkan email ke excelmaniacsid@gmail.com atau

WhatsApp : 0813 8900 3579 (chat only)

Jika Anda membutuhkan Aplikasi Excel Laporan Kinerja Harian dalam Jika Anda membutuhkan Format berbeda, silahkan klik di SINI.

<<< Terima Kasih >>>

Read More